Bu sayıda tam anlamıyla manuel bir sistemden dijital sisteme geçiş yapan Gürsoy Lojitik’i inceledik. Bilgi İşlem Müdürü Aytunç Karaosmanoğlu’na bizlere vakit ayırdığı ve sorularımızı içtenlikle yanıtladığı için teşekkür ediyoruz. 
 

Vector ve Trinoks ile Depo Yönetim Projesi hayata geçirdiniz. Proje hangi ihtiyaçlardan doğdu, bahsedebilir misiniz?
Gürsoy Lojistik olarak global firmalarla çalışıyoruz ve onların çalışma sistemlerine, şekillerine uyum sağlamamız gerekti diyebiliriz. Çalıştığımız firmalar bizden detaylı raporlar, anlık veriler istemeye başlayınca var olan sistemimizle yeteri kadar hızlı cevap verememeye başladık. Analiz raporlarını hazırlamamız uzun sürüyordu, bizlerin depo yönetimi için kaybettiğimiz zaman zaten ortadaydı. Bu projeyle ‘kazan-kazan’ elde ettik diyebiliriz. Müşterilerimizin taleplerine onların istedikleri kalitede cevap verebilmek ve kendi yönetimimizdeki katma değeri artırmak için proje hayata geçirildi.

Projeyi öncesi ve sonrasını ele alarak değerlendirebilir misiniz?
Daha önce manuel işleyen bir sistemimiz vardı. Elbette arkada kendi yazılımlarımızı kullanıyorduk ama süreçlerin çoğu manuel olarak yapılıyordu. Bu tahmin edersiniz ki ciddi bir zaman kaybına sebep oluyordu. Personelimiz fazla mesai yapmak zorunda kalıyordu. Şimdi ne zaman kaybı yaşıyoruz ne de personelimizi yoruyoruz. Bu arada şunu da belirtmek isterim; eskiden kullandığımız manuel sistem hem zaman alan hem de hata payı çok yüksek bir sistemdir. Gururla söyleyebilirim ki, bizlerin hata oranı yok denebilecek düzeydeydi. Ama kaybedilen zaman hem bizim hem müşterilerimiz için çok önemliydi. Şimdi mal kabul sürecinden başlarsak; gelen ürünler depoya, barkod etiketi yapıştırılarak geliyor, sistem hangi ürünün nereye yerleştirileceğine karar veriyor, operatörü yönlendiriyor. Operatör paleti okutup, ürünü ilgili yere yerleştiriyor. Sonraki süreçte yine satış siparişine istinaden, toplanıp sevkiyat yapılıyor. Ama burada sistemin getirdiği birçok şey var. Birincisi anlık stok daha önceden çok net değildi. Sevkiyat için arkadaşların ellerine listeler veriliyordu, o listelere istinaden git bul topla yapılıyordu. Müşterilerimiz zaman zaman gelip, bu deponun sayımını yapıp gidiyor. Ne kadar stoğumuz olduğunu görüyor. Artık bunlar daha kolay. Önceden manuel operasyonlarla yapılıyordu. Şimdi anlık stoğa da güvendikleri ve sayım bu sistem üzerinden kolay yapılabildiği için artık bu süreçle ilerleniyor. Yine anlık olarak müşterilerimize stok bilgileri doğru bir şekilde veriliyor. Hangi üründen ne kadar var, hangi rafta var, anlık olarak öğrenilebiliyor. İş emirlerini kim ne zaman yapmış, ne zaman sipariş gelmiş, ne zaman sevk edilmiş gibi veriler, tamamen sistem tarafından karşılanıyor. Hatalı operasyonları kim gerçekleştirmiş bilgisini de sistem veriyor.

Teknoloji ve iş ortağı seçimini nasıl yaptınız? Dikkat ettiğiniz unsurlar nelerdi?
Müşteri talebiyle start almış olsak da aslında bir süredir bu tarz bir sisteme girmeyi düşünüyor ve bu anlamda araştırmalar yapıyorduk. Birçok firma ve yazılımı inceledik, lojistik departmanımız daha önceki tecrübelerinden LV3 yazılımını tanıyordu ve memnundu. Vector ve Trinoks ekipleriyle tanışıp toplantılar yapmaya başladık. Toplantılarımız oldukça çekişmeli geçti diyebilirim. Taleplerimiz ve beklentilerimiz vardı. Toplantılardaki yaklaşımları ve getirdikleri çözümler bizlere güven verdi. Destek alabileceğimiz, bizi yarı yolda bırakmayacak bir ekiple çalışmak önemliydi. Bu anlamda bizi yanıltmadılar. 

Hayata geçen Depo Yönetim Projesi’nin genel işleyişinden bahsedebilir misiniz?
LV3 büyük kapasiteli ve pek çok sorunu otomatik olarak çözen paket bir sistem. Bu anlamda bizim beklentilerimizi zaten karşılıyordu. Parametre ayarları bizim işleyişimize ve taleplerimize göre ayarlandı. Böylece bizim için kusursuz hale getirilmiş oldu. Trinoks ile kurduğumuz iş ilişkisi bu proje ile sınırlı kalmadı tabii ki. Depo yönetim sistemi projemiz başarı ile sonuçlandıktan sonra başka bir iş kolumuz olan sıfır ve ikinci el araç parkımız için özel bir yazılım geliştirmelerini talep ettik. Deneyimli ekipleri sayesinde işi kısa sürede analiz edip istediğimiz yazılımı ortaya çıkardılar ve şu anda araç park alanındaki araçların stok takibi, ekspertiz işlemleri ve raporlamaları bu yazılım üzerinden yapılıyor.

Tamamlanan projenin saha personeli tarafından kullanımını değerlendirebilir misiniz?
Bu süreçteki öğrenme kısmını Trinoks implementasyon ekiplerinin desteği ile kısa sürede geçtik ve çalışanlarımız sisteme hiç sorunsuz şekilde uyum sağladılar. Hem cihazlar hem de yazılım kullanıcı dostu olduğu için herhangi bir problem yaşanmadı. Personel, geliştirilen sistem sayesinde fazla mesaiden ve hata yapmamak için gösterdikleri çabadan kurtulmuş oldu. Daha az stresle daha hızlı iş yapabildikleri için memnunlar.

Gökay Bey, Trinoks Yazılım olarak bu projede yazılımınızı kullandınız. Projenin ne tür katma değerleri oldu bahsedebilir misiniz?
Proje kapsamında Trinoks olarak, Logistics Vision Suite LV3+ yazılımının satışını ve Sancaktepe’de bulunan madeni yağ deposunda kurulumu gerçekleştirdik. Kurduğumuz sistem ile depoya ürünlerin gelmesinden siparişlere istinaden toplanıp çıkışına kadar olan tüm süreç, depo yönetim sistemi üzerinden barkod okutularak ve sistem kontrolü altında gerçekleştirilmektedir. Projenin sonunda elde edilen genel kazanımları şöyle özetlemeyebilirim. Kurulan sistem sayesinde, süreç ve veriler anlık olarak sistemden izlenebiliyor, tüm işlemler el terminalleri yardımı ve operatör yönlendirme ile gerçekleştirilebiliyor. Bu da insan bağımsız yapı kurulmasına olanak sağlıyor. Sipariş karşılama zamanlarında iyileşme sağlıyor,  operasyonel hatalar minimuma iniyor, anlık doğru stok verisi sistemden alınabiliyor, stok sayımları hızlı ve hatasız yapılıyor.

Proje kapsamında operasyonel analiz, sistem kurulumu ve devreye alma hizmetleri Trinoks tarafından verildi. İşin donanım kısmındaki ihtiyaçlar konusunda (el terminali ve barkod yazıcı) tedarikçi Vector oldu. Bu vesile ile danışmanlık, yazılım, donanım ve servis hizmetlerimizi tek elden vermiş olduk. Proje tesliminin ardından destek anlaşması yaptık ve şu anda projedeki yazılım ve donanım desteklerimizi de tek noktadan veriyoruz.

Gürsoy Lojistik Hakkında
1974 yılında nakliye sektörüne adım atan Gürsoy Şirketler Grubu'nun en köklü kuruluşlarından biri olan ME-PAR Nakliyat 1975 yılında kuruldu. Ülkemizdeki otomobil fabrikalarına yurt içi ve yurt dışı kara taşımacılığı alanında hizmet vermek amacıyla kurulan ME-PAR Nakliyat, kurulduğu günden itibaren oto nakliye filosunu sürekli geliştirerek hem Gürsoy Şirketler Grubu'nun lokomotif firması haline geldi hem de ülkemizin en önemli oto nakliye kuruluşlarından biri oldu.