Aykanlar Başarı Hikayesi

Vector ile depo otomasyon projesi hayata geçirdiniz. Proje hangi ihtiyaçlardan doğdu? Bahsedebilir misiniz?

Bir depo oluşturmaya başladığınız zaman, zemindeki epoksi ya da çatınıza yaptığınız yatırımınız ne ise otomasyona yaptığımız yatırım da bizim için o kadar elzemdi. Otomasyonun olmadığı bir dünyada depo yönetimi kişilerin inisiyatifine ve dikkatine kalıyor. Çalışanın, ürünü herhangi bir yere bırakabilmesi, bir sonraki işlemi bambaşka biri gerçekleştirirken o ürünü bulmakta çok ciddi zaman kaybettirir. Otomasyon kurulan bir depoda kişi bazlı hataya yer yoktur. Bu da hem hata oranını minimuma indiriyor hem de çok ciddi zaman tasarrufu sağlıyor. Bu zaman tasarrufu da deponun daha verimli çalışarak müşteri memnuniyeti yaratmasını sağlıyor.

Denizli’deki depomuzu kapatıp, İzmir Menderes’teki depomuzu kurmaya başlayınca depoda kendi kullandığımız yönetim sistemleriyle uyumlu çalışacak bir otomasyon sistemi araştırmaya başladık; uygun olanı seçtik ve hayata geçirdik.

 

Projeyi öncesi ve sonrasını ele alarak değerlendirebilir misiniz?

Bu depo sıfırdan kurulduğu için öncesi sonrası üzerinden değerlendirme yapmak çok doğru olmayabilir. Ancak Aykanlar olarak birçok depomuz var ve bizlerin lojistik sektöründe çok eskiye dayanan tecrübelerimiz var. Onlara istinaden değerlendirmem daha doğru olur. 

Ben ‘vahşi depo’ dediğim zamanlardan beri lojistik sektöründeyim. Düşünün depoya paletsiz mal geldiği ve sırtla indirildiği zamanlar… Bugün teknolojinin ve buna bağlı olarak depo yönetim sistemlerinin geldiği nokta son derece verimli ve kolay çalışma imkânı sağlıyor. Yaptığınız işin ölçülebilir hale gelmesi çok önemli. Depo yönetimi de bize kusursuz bir şekilde yapılan işi, işçiyi ölçme imkânı veriyor. Hangi eleman ne kadar sürede ne kadar mal elleçlemiş ölçebiliyorsunuz. Deponun sayımını yapmak tek bir tuşa basmak kadar kolay hale geliyor. Bu hem depoyu yönetenler için, hem çalışanlar için hem de hizmet verdiğimiz müşterilerimiz için ölçülebilir değerler sağlarken verimliliği de kat be kat artırıyor. 

 

Teknoloji ve iş ortağı seçimini nasıl yaptınız? Dikkat ettiğiniz unsurlar nelerdi?

Otomasyon yatırımının başlangıç aşamasının çok önemli olduğunu düşünüyordum. İlk attığınız temel sağlam ve beklentilerini karşılayacak düzeyde olmalı ki ilerde sistemi modernize etmek istediğinizde veya artan ihtiyaçlarınıza göre yeniden yapılandırılabilsin. Bu yüzden işi başlatacağımız firma çok önemliydi. Bizi anlayacak, ihtiyaçlarımızı doğru analiz edecek ve geliştirmeye açık bir sistem imkânı sağlayacak olmalıydı. Çok fazla firmayla görüştük; hatta çok uygun fiyatlı teklifler de aldık. Ama bizim için asıl önemli olan çalışacağımız firmanın referanslarıydı. Bu yüzden teklif aldığımız tüm firmaların hizmet verdiği müşterileriyle görüşmeler yaptık. Ve karşımıza kimi altı ay, kimi bir sene boyunca uğraşmış ve tamamen çöp olmuş durumlar bile çıktı.

 

Referanslar kadar önemli bir diğer konu da teklif veren firmanın müşteri temsilcisinin ya da teknik elemanlarının bizlerle kurduğu iletişim şekliydi. Daha teklif aşamasındaki sorularımıza kayıtsız kalan, geç cevap veren bir firma ile çalışırsak, yarın öbür gün depoda işler karıştığında iletişim kurmak da zorlanırız, kursak dahi geri dönüşleri geç olur diye düşünüyorum. Hem referanslarının memnuniyetinden hem de bizimle kurdukları iletişimin kuvvetinden Vector Bilgi Teknolojileri’ne karar verdik. Ve değerlendirmelerimiz bizi yanıltmadı. Çok kısa sürede hayal ettiğimiz altyapıyı kurdular, her türlü geliştirme ihtiyacımızı hızlıca hallettiler; hatta hala geliştirme süreci devam ediyor. 

 

Hayata geçen depo otomasyon projesinin genel işleyişinden bahsedebilir misiniz?

Öncelikle şunu belirtmem gerekir ki biz bu depo otomasyon sistemini en hızlı tamamlayan ekibiz sanıyorum. Bu hem bizim ekibimizin bu projeye uzun yıllar hazırlanmasından hem de Vector Bilgi Teknolojileri ve Trinoks ekiplerinin bizlerle uyumlu ve hızlı çalışmasından kaynaklanıyor. Mesela bize soruyorlar, bir ay içerisinde, nasıl böyle bir sistemi ayağa kaldırdınız diye. Ben de hep şunu söylüyorum; manuelden otomatiğe geçerken, o vites geçişini hissetmememiz lazım. Rahat bir geçiş olması ve işin layıkıyla tamamlanması gerekiyor. Satışa, müşteriye ve üreticiye karşı sorumluluğunuz var. Bir aksama oldu, tepki toplamaya başladınız; bir saatten sonra o kadar büyük bir baskıyla karşılaşmaya başlarsınız ki, ne olduğunuzu şaşırırsınız. Bırakın yeni bir şeyler geliştirmeyi, eskiyi arar olursunuz. Bunların tamamı müşteri memnuniyetine verdiğimiz önemden geliyor. O yüzden, hep söylüyorum; doğru firma çok önemli, doğru firmayı bulacaksınız. Biz doğru olanı bulmak için kaç görüşme yaptık artık hatırlamıyorum bile.

 

Alımı yapılan cihazların saha personeli tarafından kullanımını değerlendirebilir misiniz?

Biz bu anlamda avantajlı durumdaydık diyebilirim. Çünkü diğer depomuzda zaten bu sistemin bir kısmını kullanıyorduk. Bu birinci avantajımız oldu geçiş sürecinde. İkinci avantajımız da almış olduğumuz elemanlardı. Bu sistemin doğru çalışması için üç şey çok önemli; deponun fiziki yapısı, sahip olduğunuz ekipman ve üçüncü olarak da - ki bence en önemlisi - ekibinizdir. 

Bu işi doğru yapmak için yerinizin yeterli olması, ürün depolama standartlarına uygun olması gerekiyor. İçerde kullandığınız sistem, forklift vb. ekipmanınız ihtiyaçlarınıza göre doğru seçilmiş olmalı. Ve ekibiniz kalifiye elemanlardan oluşmalı. Bu parçalardan bir tanesi eksik olsun, istediğiniz kaliteye ulaşamazsınız. Deponun fiziki alanı yetersiz olsa, dünyanın en iyi sistemini getirin, çalışamazsınız orada. Diğer taraftan sistem çok iyi olabilir ama adamlar bu işe bir türlü adapte olamamışlardır. Eski alışkanlıkları vardır, sistemi kullanamamışlardır, takılıp dururlar sürekli. Biz bu bahsettiğim üç alanı da en iyi koşullarda iyileştirebilmek için iyi hazırlandık. Bu sayede şimdi sistemin her ayağından verim alabiliyoruz.

 

Depo otomasyon kurmak isteyenler için öneriniz nedir?

İhtiyaçlarını doğru tespit etmeleri gerekiyor. Ve kendi durum/ihtiyaç analizleri için sabırlı davranmalılar. Doğru ihtiyaç analizi yaptığınız zaman ölçülebilir verilere sahip oluyorsanız. O zaman sizin için ne doğru ne değil anlamak daha kolay oluyor. Ve elbette yola çıkacakları partneri doğru seçmeliler. Biz partnerimize karar verirken referanslar üzerinden ve iletişim kabiliyetleri açısından bir değerlendirme yaptık, pişman da olmadık. Bu yöntemi de tavsiye edebilirim.

 

Aykanlar Hakkında:

Aykanlar 1960’lı yıllarda Muş’ta kurulmuştur. Ticaret hayatı tam anlamıyla bir başarı hikâyesi olan Aykanlar 1990’larda İstanbul’a gelmiş ve burada ilk profesyonel distribütörlük tecrübelerini edinmiştir. 2002’de Hadımköy’de kendilerine ait ve halihazırda faaliyet gösteren ilk büyük depolarını kurmuş; her anlamda işini geliştiren, yeniliğe açık, gerekli yatırımları yapmaktan kaçınmayan, öngörüleri güçlü ve vizyon sahibi bir kuruluş olmuştur.

Gıda ve temizlik ürünlerinde sektör lideri pek çok ünlü markayla anlaşması olan Aykanlar, 2009 yılına gelindiğinde Ege ve Akdeniz bölgelerinde yatırımlarını gerçekleştirmiştir. Konya ve Antalya depolarını faaliyete sokan Aykanlar üç ay sonra İzmir, Denizli ve Muğla’da da depolarını açarak tüm bölgede hizmet vermeye başlamıştır. 2015 yılında yaptıkları saha değerlendirmeleri neticesinde bugün Aykanlar Aydın, Manisa, Muğla, Denizli’ye İzmir Menderes’teki yeni deposundan sevkiyat yapmaktadır.

 

Vector’ün gözünden Aykanlar projesi ve önemi

Aykanlar gerçekleştirmeyi çok istediğimiz bir projeydi. Bu proje sayesinde Vector Bilgi Teknolojileri olarak distribütör müşteri tecrübesine sahip olduk. Burada dalga toplama yaptık. Aykanlar için özel algoritma yaratıldı; bu da bize çok büyük bir katkı sağladı. Depoda ihtiyaç duydukları yazılım için AxionBlade Express’i kullandık ve Aykanlar’ın beklentilerine göre yazılımda yapılandırma yaptık, Netsis’le uyumlu hale getirdik. Ve tüm bu sistem entegrasyonunu 4-5 gün gibi kısa sürede tamamladık. Böylece deponun işleyişinde herhangi bir aksilik yaşanmamasını garantiye aldık. Bunun dışında depo Zebra MC9200’larla donatıldı.

Sektörün en hızlı canlıya geçişini yaptık diyebilirim. Bir ay gibi kısa süre içinde sistem işler hale geldi. Aykanlar bu proje için uzun zaman hazırlanmıştı. Karşımızda ne istediğini bilen, ihtiyaçlarını ve eksiklerini doğru tespit etmiş bir ekip vardı; bu çok önemli bir motivasyon. Trinoks yazılım ekibimiz taleplere en hızlı şekilde cevap verdi, buradan sizin aracılığınızla yazılım ekibimize de teşekkür etmek isterim. Aykanlar projesi her iki taraf için de ‘başarılı’ tamamlanan bir proje oldu. Sonuçtan çok memnunum.